Dodavatelské faktury z e-mailu dvakrát denně samy v účetnictví

Výchozí situace

Účetní stáhla fakturu ve formátu PDF z e-mailu, přejmenovala ji podle určitého klíče a uložila na určené místo na disku.

Následovalo zadání faktury do účetního systému.

Řešení

• Dvakrát denně robot projde e-mailovou schránku, kam dodavatelé posílají faktury.
• Stáhne přílohy, které rozpozná jako faktury (musí být PDF), přejmenuje je a uloží na disk.
• V účetním programu v modulu nákupních faktur založí novou fakturu a vyplní data z PDF: dodavatele, číslo faktury, variabilní symbol, data a celkovou částku. K faktuře přiloží PDF.
• Faktura se uloží jako předběžně pořízený doklad. Samotné účtování zůstává na účetní.
• Zpracované e-maily robot přesune do složky „Hotovo“, ty, které zpracovat nedokázal (chybný formát přílohy, nečitelnost, nový dodavatel), do složky „Ke kontrole“.
• Po každém cyklu pošle report v Excelu se seznamem zpracovaných faktur i případných nezpracovaných e-mailů.

Výsledek

• Rutinní práci s e-maily a zadáváním hlaviček faktur převzal robot, účetní se věnuje účtování a kontrole výjimek.