Dodací plány z e-mailu ověřuje robot, plánovač získal třetinu kapacity

Výchozí situace

Společnost nemá EDI a plánovač výroby ručně naváděl zákaznické objednávky do systému. Každý PDF plán musel otevřít a vytěžit z něj klíčová data.

Ověřování objednávek v aplikaci Qi vyžadovalo spoustu ručních kroků: vyhledávání podle čísla materiálu, porovnávání dat a množství po řádcích a vkládání nebo mazání řádků.

Kvůli náročnosti se obvykle upravovaly jen první položky. Stavy zásob na všech skladech se kontrolovaly jednotlivě a sčítaly ručně.

Cíl

Odstranit ruční práci a chyby při ověřování dodacích plánů a zajistit přesná a včasná data pro plynulé dodávky. Vše v ERP Qi.

Řešení

• Robot dvakrát denně hlídá e-mailovou schránku. Jakmile najde e-mail s definovaným předmětem a PDF přílohou, vytěží z ní ID zákazníka, číslo objednávky, číslo materiálu, data dodání a množství.
• V systému Qi ověří stávající objednávky proti datům z PDF, použije pravidla pro data dodání specifická pro zákazníka, doplní chybějící řádky a (pokud je to povoleno) odstraní nadbytečné.
• Vypočítá nedodané množství a zkontroluje dostupnost na všech skladech. Při problému pošle e-mail.
• Ověří a aktualizuje obchodní plán.
• Po zpracování všech e-mailů odešle plánování strukturovaný report v Excelu. Chybové hlášky předá IT oddělení.

Výsledek

• Úspora přibližně třetiny kapacity klíčového zaměstnance, který se věnuje strategičtějším úkolům.
• Delší a přesnější časový výhled, který ručně nebylo možné zpracovávat kvůli časové náročnosti.
• Spolehlivost dat se zvýšila, protože zmizela lidská chybovost.