Zpracování dokladů z e-mailu do ERP bez lidského zásahu

Robot čte doklady z e-mailu a zapisuje je do ERP. Chybovost při přepisu je pryč a doklady obíhají rychleji.

Faktury a dokladyERPAI OCR

Případová studie automatizace procesů: Zaměstnanec skladu s hromadou dokumentů u počítače se systémem Helios

Výchozí situace

Doklady přijaté e-mailem se do podnikového ERP zadávaly ručně. Každý přepis byl zdrojem chyb a zdržoval oběh dokladů ve firmě.

Cíl

Plně automatizovat rutinní přepisování dokladů do ERP pomocí RPA a AI OCR a uvolnit lidi pro odbornější práci.

Řešení

S obchodními partnery jsme domluvili zasílání dokladů na dedikované e-mailové adresy (fakturace, objednávky). Robot podle nich třídí příchozí poštu do složek hned na vstupu.
V pravidelných intervalech robot projde nepřečtené zprávy a vyjme z nich přiložené PDF.
AI OCR z dokumentů vytěží všechny požadované údaje.
Robot se přihlásí do ERP pod vlastním účtem a podle vytěžených dat zapíše záznamy.

Výsledek

Celý proces od doručení e-mailu po zaúčtování v ERP probíhá bez zásahu člověka.
Chybovost při přepisu je zcela eliminována a oběh dokladů ve firmě je výrazně rychlejší.
Po prvním, jednodušším procesu jsme společně hledali další a nasadili složitější.

Po implementaci prvního a z našeho pohledu jednoduššího procesu jsme hned začali ve spolupráci s XELTO hledat další příležitosti pro využití robota a aplikovali další, již složitější procesy. Ve spolupráci s XELTO vidíme potenciál, jak zvyšovat efektivitu našich procesů, a to jak z pohledu financí, tak správného využití lidských kapacit.

Vítězslav Pucprovozní ředitel, MALINA Safety

Další případové studie

VERTI s.r.o.

Dodavatelské faktury z e-mailu dvakrát denně samy v účetnictví

Robot dvakrát denně projde schránku s fakturami a založí je v účetním programu jako předběžně pořízený doklad.

ISMM & PressMetal

Dodací plány z e-mailu ověřuje robot, plánovač získal třetinu kapacity

Robot dvakrát denně vytěží dodací plány z PDF, ověří objednávky v ERP a odešle report plánování.

INDEX NOSLUŠ

Více než 20 automatizovaných procesů a o tři zaměstnance méně potřeba

RPA převzalo agendy z více osob, zrychlilo procesy a omezilo práci mimo pracovní dobu.