Standardizovat nebo automatizovat – to je otázka. Nejen velcí klasikové, jako Shakespeare, pokládali sobě i světu důležité otázky. Občas si rád jen tak sednu na balkon a přemýšlím kromě jiného i o různých aspektech automatizace. Náš balkon je oblíbeným místem všech pracovníků XELTO DIGTIAL. Při sledování západu slunce jsme se takto s Monikou jednou pustili do zajímavé polemiky:
Jak to vidí expert:
Každé podnikání prochází procesem neustálých proměn. Způsob fungování firmy se mění v situacích, kdy rostou náklady na práci, kdy rostou požadavky zákazníků, v situacích kdy firma bojuje s konkurencí, nebo kdy se obává o účinnost dosavadních řešení. S vědomím vysokých nákladů na případné změny hledáme ty oblasti, ve kterých by proces změn umožnil dosáhnout cíle co nejrychleji a za co nejmenší cenu.
Čím tedy začít?
Určitě identifikací míst zpomalujících procesy, vyčleněním prvků generujících nejvíce chyb, a také těch, které jsou zkrátka z časového hlediska neefektivní. V každém podnikání existují procesy, které jsou zastaralé, které využívají starou technologii a ve velké míře se zakládají na, bohužel, omylnosti člověka. Zvlášť viditelné to je ve velkých firmách s mnoha odvětvími, kde proces definovaný na určeném místě a v určeném čase (a ostatně dokonale fungující po dlouhou dobu) nakonec začíná postupně stagnovat. Pomalu se začíná rozpadat, anebo probíhá už úplně jinak, než byl původně zamýšlen. Provozní podmínky často hrají roli v neúmyslných úpravách procesu a způsobují to, že se jeho původní smysl s každou další interpretací a výjimkou postupně vytrácí. (Do těchto podmínek můžeme brát v potaz i obchodní úseky nacházející se v různých zemích, s různou kulturou práce nebo s různými zvyklostmi). Co tedy s tím? Prvním, a do jisté doby jediným receptem, bylo přistupovat ke každé takové události stejným způsobem, a pokaždé, kdy k ní došlo se pokusit ji standardizovat.
Standardizace znamenala, že všechny známé kroky byly sjednoceny až to té doby, dokud nebylo dosaženo zcela konzistentních procesů. Není nutné zde dodávat, že samotná identifikace a hodnocení různých činností a událostí jsou značně časově náročné, a také vyžadují podstatné náklady. Pokud k tomu připočteme čas nezbytný pro další úkon, tedy automatizaci, moment, kdy dosáhneme očekávané změny se nám výrazně vzdálí.
Je tedy nutné položit si otázku: Co je skutečným cílem této operace? Chceme mít standardizované procesy (připravené na automatizaci) jednotně fungující ve všech oblastech firmy? Anebo nám jde o úspory v nákladech na pracovní sílu a o uvolnění lidského potenciálu? Zvolíme-li pouze standardizaci jako takovou, pak můžeme na úspory zapomenout.
Takže namísto komplexní standardizace před automatizací bychom měli vsadit na standardizaci PROSTŘEDNICTVÍM automatizace. Předpokladem je výběr a identifikace procesů, které je třeba změnit. Čas, který jsme věnovali opravě zaostávajících procesů, bychom spíše měli věnovat analýze těch bodů, kde bude nejlepším řešením automatizace procesu.
Nejdůležitějším cílem automatizace by vždy měla být ochota zbavit vaše zaměstnance zátěže, tedy namáhavých a monotónních úkolů, a umožnit jim rozvíjet se. Existují zajímavá pozorování: z pohledu zaměstnanců toho standardizace na rozdíl od automatizace příliš nemění. Zohledníme-li očekávání, která mají pracovníci vůči oběma procesům, bude u nich určitě větší zájem na zavedení automatizace, protože na jejím konci se objevuje možnost předání obtížných úkolů robotu. Když zaměstnance zbavíme frustrujících a opakujících se úkonů, vrátíme jim zpátky jejich původní pracovní nasazení.
Stručně řečeno: Místo zavržení standardizace ji můžeme modelovat tak, aby se stala prvkem automatizace, a ne pouze samostatným řešením. Stejně důležitá je nutnost soustředit pozornost na potenciál pracovníků. Z pozorování vyplývá, že potenciál pracovníků proporčně roste v souvislosti s delegováním jejich úkolů robotům.
Autor: Monika Stawicka – Business Analyst
Zdroj: Should You Automate Your Processes „As-Is“ or Standardize First?
