Práce v tomto oddělení spočívá především v evidenci a zpracování finančních transakcí souvisejících s nákupem a dodavateli. To zahrnuje kontrolu správnosti zadaných údajů, což zase zajistí včasnou platbu za zakoupené zboží. To znamená, že jde o důležitou fázi v procesu plynulého cash flow ve firmě.
Vezměme si jednu z nejdůležitějších pozic v tomto oddělení, a to Data Entry Specialist, který zadává data do systému na základě informací z došlých faktur.
Můžou být činnosti spočívající v zadávání dat z došlých faktur do systému automatizovány? Samozřejmě. „Co z toho mám?“ Pokusme se stručně odpovědět na tuto potenciálně zřejmou otázku. Jaký je očekávaný výsledek a co vede firmy k tomu, aby v této oblasti zavedly co nejefektivnější automatizaci bez rizika snížení pracovních míst aktuálně obsazených lidmi a s potenciální návratností investice v podobě mnoha úspor?
Klíčovým aspektem je zde efektivní pomoc (s důrazem na slovo „asistence“) robota při nejvíc chybových činnostech, které lze výrazně urychlit a přinášejí firmě největší úspory. Oblast AP je širokým polem pro automatizaci na mnoha úrovních; komplexní automatizace nebo pomocí tzv. stavebních bloků, s různými úrovněmi pokročilosti a nezávislosti na robotech.
Pokud automatizace zahrnuje příjem e-mailů, čtení a následně evidenci fakturačních údajů v systému, hovoříme o úspoře času a eliminaci chyb plynoucích z velkého množství zpracovávaných dat.
Pokud se automatizace týká ověřování faktur a účetních dokladů přijatých e-mailem, zahrnuje ověřování odesílatelů e-mailů, správnost příloh (např. chybějící přílohy); rovněž může zavést takové prvky, jako je třídění a archivace dokumentů nebo jejich tisk.
Robot umí zadávat data účetních dokladů do libovolného ERP systému a dělá to rychle a bezchybně. Je to člověk, kdo dělá správná rozhodnutí na základě dat poskytnutých robotovi. Rozhoduje, co dělat s nesprávnými formáty dokumentů nebo nesprávnými (neočekávanými) daty. Je to člověk, kdo nakonec schvaluje výjimky při činnosti robota a ověřuje data v systému.
