Jak RPA vylepšilo mzdový systém v Pytloun Hotels

Situace

Počítání mezd v Pytloun Hotels byl zdlouhavý proces, který přinášel riziko velkého
množství chyb, u nichž hrozilo, že nebudou podchyceny.

Jak vypadal původní systém?

Každý hotelový manažer musel manuálně vyplnit počet odpracovaných hodin a dny dovolené každého zaměstnance, včetně rozdělených směn, které se vypočítávaly odlišně.
Personální oddělení muselo ručně zkontrolovat a vložit všechna data do dvou přednastavených Excel tabulek, aby mohlo správně spočítat platy, bonusy a dovolené.
Tato práce trvala 2-3 dny.
Když platy konečně vypočítali, museli převést data do mzdového ERP systému POHODA.

Řešení

Díky automatizaci procesu se minimalizovala manuální práce, zredukovaly se chyby a
firma ušetřila kolem dvou až tří dnů práce:

Robot běží jednou měsíčně v noci a kontroluje všechny rozpisy směn ve všech hotelech.
Podle jména zaměstnance robot najde správný rozpis směn, zkontroluje počet odpracovaných hodin, zachytí rozdělené směny a dny dovolené a seřadí je do správných sloupců v obou přednastavených Excel tabulkách.
Pokud se směna zaměstnance změnila, odchylka se zaznamená a odpracované hodiny se vypočítávají odpovídajícím způsobem.
V další fázi projektu plánujeme přidat další funkci, kde robot otevře ERP systém POHODA a vloží do něj výpočty všech mezd.
Ráno personální oddělení dorazí k již vyplněným datům v ERP systému POHODA. Teď už stačí jen zkontrolovat, zda jsou dokumenty správně zpracovány, a začít s mzdovým procesem.

Michaela Brázdová

HR Manager

Zákazníkova zkušenost

S firmou Xelto Digital v rámci robotizace procesů HR oddělení se nám pracovalo velmi dobře. Spolupráce byla svižná, praktická, rychlá i přes náročnost zpracovávaných propojených procesů. Naši spolupráci vedl především konzultant Michael Treml, s nímž se výborně komunikovalo.