Odborníci XELTO DIGITAL navrhli robota, který dokáže automatizovat ověřování výpočtu WHT. Jeho provoz je naprogramován v souladu s principem due diligence.

Prvním krokem robota je načtení vstupního souboru, který obsahuje seznam obchodních partnerů k ověření.

Dále robot sbírá základní data o obchodním partnerovi z ERP systému Merit prostřednictvím databázového dotazu.

Dalším krokem je vyhledání obchodního partnera v základně úvěrové informační agentury (business intelligence agency) a stažení požadovaných informací. Robot se přihlásí na web přes uživatelské rozhraní – stejně jako člověk. K vyhledání obchodního partnera v základně používá název společnosti a její zemi původu.

Jsou staženy dvě zprávy ve formátu PDF. Jedná se o tzv. Verification Report a Global Family Tree Report. Soubory se uloží do příslušné složky.

Informace jsou naskenovány a požadovaná data extrahována do samostatného souboru v Excelu.

Data získaná v této fázi jsou následující:

Základní data:

• registrační jméno
• všechny registry zapsané do hlášení spolu s jejich čísly
• registrační adresa
• obchodní adresa
• emailová adresa
• telefonní číslo
• webová stránka

Hlavní obchodní aktivity:

• obchodní kódy spolu s jejich popisy

Shrnutí finančních údajů:

• podrobnou tabulku obsahující finanční zprávy za jednotlivé roky spolu s procentuální změnou u každé položky

Údaje související se zaměstnáním:

• počet zaměstnanců
• stůl manažerských zaměstnanců
• informace o vlastnické struktuře společnosti

Globální rodokmen:

• kapitálové struktury, do které ověřovaná společnost patří

Poté robot získává data z takových platforem, jako jsou:

• Google Street View
• vyhledávač Google
• stránky IBAN Checker
• systém VIES

Shromážděné informace jsou následující:

• snímek obrazovky po nalezení adresy ve Street View
• URL adresa výsledků vyhledávání pro adresu obchodního partnera na Googlu
• potvrzení čísla IBAN a základních bankovních údajů
• potvrzení o DIČ spolu se souborem PDF, který schvaluje ověření

Po provedení všech výše uvedených kroků se stane následující:

• interaktivní formulář je zaslán zaměstnanci
• obdrží kompletní formulář
• mailing s obchodním partnerem. Formulář je odeslán, žádost o zaslání Potvrzení o pobytu a výpis z evidence podnikatelské činnosti také

Interní formulář (zasílaný zaměstnanci) obsahuje především dotazy na kontaktní údaje. Jsou požádáni, aby prověřili důvěryhodnost obchodního partnera.

Externí formulář obsahuje kromě základních údajů, které částečně zadává robot, také dotazy na obchodního partnera. Zabývají se:

• zda je konečným příjemcem platby za služby
• kolik zaměstnanců obchodních partnerů se podílí na poskytování služeb
• zda se jedná o poplatníka daně z příjmu nebo o fiskálně transparentní subjekt

V poslední fázi robot shromáždí všechny získané informace a vypracuje závěrečnou zprávu. Všechny pomocné soubory jsou připojeny k výše uvedené zprávě.

Příspěvek člověka v tomto procesu je omezen pouze na vytvoření vstupního souboru a ověření závěrečné zprávy. Je také možné naplánovat automatickou aktivaci robota, přesto se v tomto případě Klient rozhodl pro manuální službu.