Migrace dat do systému Merit ERP

Situace

Na počátek spolupráce Trans.eu a XELTO DIGITAL byl jako klíčový proces vybrán proces na migraci dat. Bylo to nutné, protože klient transformoval svůj účetní systém. Jeho nejdůležitější fází bylo správné převedení všech informací ze starého do nového systému.

Hlavním požadavkem Trans.eu v bylo zajistit rychlý a bezproblémový přenos účetních dat do nového ERP systému. To by bez automatizace bylo velmi časově náročné, protože data se musela stáhnout ze 3 různých společností a každá z nich používala jiné typy dokumentů. I logika stahování a zavádění informací se v každém případě lišila a to by mohlo během přenosu zapříčinit i velké množství chyb.

Připravili jsme proto automatizaci, která zajistila to, že migrace dat bude 100% správná a časově nenáročná.

Řešení

Celý projekt migrace se skládal z několika jednotlivých etap.

V přípravné fázi byly vygenerovány soubory JPK ze systémů klienta. Poté byly převedeny a zmapovány s příslušnými glosáři za účelem přípravy vstupních souborů pro robota.

S takovými vstupními soubory bylo možné zahájit programátorské práce ve smyslu vkládání dat do Merit ERP systému.

Po dokončení počátečních prací byl robot spuštěn do testovacího prostředí. To umožnilo bezpečné ověření jeho správné funkcionality a přidání modulů, které dokázaly vyřešit dříve nespecifikované výjimky.

Po příslušných opravách byl robot aktivován v produkčním prostředí.

Činnost robota přesně odpovídala úkolu, který měl plnit.

Ruční aktivaci vždy předcházela vhodná konfigurace. Záviselo to na měsíci rezervace nebo typu dokumentů, které měly být přeneseny.

Robot shromáždil relevantní data ze vstupního souboru a přihlásil se do systému.

Podle zpracovaných dokladů zvolil vhodné účetní období a evidenci, do které měla být data zanesena.

U dokladů, které byly bez položky DPH, byla vyplněna hlavička dokladu a následně jeho další položky.

Pokud byly údaje odvozené např. z prodejní faktury, byly zadány i příslušné položky související s DPH.

Pokud systém při zadávání dat zobrazil chybové hlášení, byl jeho obsah stažen a uložen do závěrečné zprávy. Na základě toho byly identifikovány dokumenty, které vyžadovaly manuální zásah.

Výsledkem automatizace bylo správné zavedení účetních dat pro tři dotčené společnosti. Celková doba migrace dat v produkčním prostředí byla cca. 2,5 kalendářního měsíce. Za toto období robot zadal do systému přes 90 000 účetních položek.

Robert Zymon

oblastní vedoucí pro finanční daně a účetnictví, hlavní účetní, TRANS.EU GROUP S.A.

Zákazníkova zkušenost

Migrace dat do nového systému pro nás byla z různých důvodů skutečnou výzvou. Za prvé – kvůli technickým překážkám a za druhé – kvůli časové tísni. Celý proces jsme chtěli dokončit do konce finančního roku.

Při prvním setkání s XELTO DIGITAL, kdy se zdálo nemožné exportovat data z našeho starého systému, nás tým překvapil svou kreativitou. Stručně řečeno, bylo to všechno o používání souborů JPK. Ukázalo se, že je to klíčový prvek pro úspěch celého projektu.

Po dlouhém rozboru a příprav konečně přišel čas na migraci dat. Robot pracoval dny a noci (jednalo se o bezporuchový provoz). Případné výjimky podléhající ručnímu ověřování nám byly průběžně sdělovány – bylo jich málo.

Výsledkem spolupráce se společností XELTO DIGITAL byl přenos dat pro rok 2020 a polovinu roku 2021 z našich předchozích systémů do Merity, což se zdálo být manuálně neproveditelné v tak krátké době.